Politique de Confidentialité de Doctomia
Dernière mise à jour :
2026-05-10
La sécurité et la confidentialité de vos données sont une priorité absolue pour Doctomia. Nous respectons rigoureusement les dispositions de la Loi 25, la législation québécoise encadrant la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. De cette manière, nous nous engageons à garantir un niveau de protection élevé de vos renseignements personnels tout au long de votre utilisation de la Plateforme.
1. Introduction
Bienvenue sur Doctomia (ci-après « la Plateforme »), une plateforme dédiée à la prise de rendez-vous pour des soins de santé et de bien-être dans le secteur privé au Québec. La Plateforme est développée et exploitée par Technologies Rabbitdoc Inc., société par actions légalement incorporée au Québec.
La présente politique de confidentialité décrit comment nous recueillons, utilisons, stockons et partageons vos informations personnelles lorsque vous utilisez la Plateforme. Elle précise également notre engagement ainsi que les mesures mises en place pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles.
Nous vous encourageons à lire attentivement cette politique afin de comprendre comment nous traitons vos données et de connaître vos droits à cet égard.
En utilisant la Plateforme, vous acceptez les conditions énoncées dans la présente politique. Si vous êtes un utilisateur, que vous soyez patient, professionnel de santé ou représentant d'un établissement de santé, et que vous ne consentez pas à la collecte et au traitement de vos données personnelles selon les modalités décrites, nous vous invitons à ne pas utiliser les services proposés par la Société.
2. Types de données que nous collectons
Dans le cadre de l'utilisation de la Plateforme, la Société peut recueillir différents types de renseignements personnels auprès des utilisateurs, selon leur profil (patient, professionnel de la santé ou représentant d'un établissement de santé). Ces données sont collectées uniquement dans le but de fournir les services proposés sur la Plateforme et d'en assurer le bon fonctionnement.
2.1 Données collectées auprès des patients
Les données suivantes sont collectées lorsqu'un patient remplit le formulaire de demande de rendez-vous sur la Plateforme :
- Nom et prénom
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Code Postal
- Informations relatives au rendez-vous, incluant :
- Motif de consultation
- Lieu de consultation souhaité
- Si le patient est un nouveau patient ou non
- Préférence de professionnel ou d'établissement de santé
- Date souhaitée pour la consultation
- Plage horaire préférée
- Précisions pour votre demande : informations supplémentaires fournies par l'utilisateur dans une section dédiée du formulaire (obligatoire).
- Si le rendez-vous est pour l'utilisateur lui-même ou pour une personne à charge.
Lorsque le rendez-vous est demandé pour une personne à charge, nous recueillons également les données suivantes concernant cette personne :
- Prénom
- Nom
- Date de naissance
- Sexe
Ces données sont nécessaires pour permettre au professionnel ou à l'établissement de santé de prendre connaissance de la demande de rendez-vous et de contacter le patient afin de confirmer ou planifier la consultation.
2.2 Données collectées auprès des professionnels ou des établissements de santé
Les données suivantes sont collectées lorsque le formulaire de contact est rempli sur la Plateforme, soit pour référencer un professionnel de la santé souhaitant inscrire ses services individuellement, soit pour inscrire un établissement de santé.
- Si le formulaire est rempli par un professionnel de la santé pour référencer ses services , nous recueillons les informations suivantes :
- Nom et prénom
- Sa ou ses spécialités médicales
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
- Code postal de pratique
- Méthode de contact préférée (téléphone ou courriel)
- Questions ou commentaires (champ facultatif permettant de préciser une demande ou d'adresser un message à la Société)
- Si le formulaire est rempli par un représentant d'un établissement de santé en vue d'inscrire ses services, nous recueillons les informations suivantes :
- Nom de la clinique médicale
- Sa ou ses spécialités
- Nom de la personne ayant rempli le formulaire
- Son rôle au sein de la clinique (ex. : gestionnaire, médecin, assistant administratif)
- Numéro de téléphone
- Adresse courriel
- Code postal de la clinique
- Méthode de contact préférée (téléphone ou courriel)
- Questions ou commentaires (champ facultatif)
Ces informations sont utilisées pour permettre à la Société de prendre contact avec le professionnel ou l'établissement de santé, comprendre leurs besoins et évaluer leur intégration éventuelle à la Plateforme.
2.3 Données techniques et de navigation
Nous collectons également des informations techniques, telles que :
- Adresse IP (conservée pendant 30 jours)
- Informations relatives à l'horodatage et à la navigation sur la Plateforme
Ces données techniques servent à assurer la sécurité, la stabilité et la bonne performance de la Plateforme.
3. Utilisation des données
Les données personnelles collectées par la Société via la Plateforme sont utilisées exclusivement dans le cadre de la fourniture, de l'amélioration et de la gestion des services offerts. Elles permettent notamment :
3.1 Pour les patients :
- De transmettre la demande de rendez-vous au professionnel ou à l'établissement de santé concerné.
- De permettre au professionnel ou à l'établissement de santé de contacter le patient pour planifier le rendez-vous.
- D'assurer le suivi de la demande ou répondre à toute question relative au rendez-vous.
- De communiquer avec le patient en cas de besoin (modification ou annulation du rendez-vous, informations supplémentaires, etc.).
- D'améliorer la qualité et la pertinence des services proposés.
3.2 Pour les professionnels ou les établissements de santé :
- De répondre aux demandes de référencement ou d'inscription reçues via le formulaire de contact
- De communiquer avec le professionnel ou l'établissement de santé afin de mieux comprendre ses besoins et lui proposer une intégration adaptée à la Plateforme.
- D'établir et de maintenir une relation professionnelle avec les professionnels ou établissements de santé partenaires.
- De gérer les profils affichés sur la Plateforme et d'assurer leur mise à jour.
3.3 Pour tous les utilisateurs :
- D'assurer le fonctionnement technique et la sécurité de la Plateforme.
- De prévenir la fraude, les utilisations abusives ou les activités non autorisées.
- De répondre aux obligations légales ou réglementaires applicables.
- D'effectuer des analyses internes à des fins d'amélioration du service (statistiques, performance, expérience utilisateur), à partir de données anonymisées, ne permettant pas d'identifier les utilisateurs individuellement.
4. Accès et partage des données
La Société s'engage à ne jamais vendre, louer ou céder vos données personnelles à qui que ce soit.
L'accès et le partage de vos données sont strictement limités aux cas nécessaires pour fournir les services offerts sur la Plateforme, ou lorsqu'une obligation légale l'impose.
Les données personnelles peuvent être accessibles ou partagées dans les cas suivants :
4.1 Avec les professionnels ou les établissements de santé
Lorsque vous effectuez une demande de rendez-vous via la Plateforme, vos informations sont transmises uniquement au professionnel ou à l'établissement de santé concerné, afin qu'il puisse traiter votre demande et vous contacter pour fixer ou confirmer le rendez-vous.
4.2 Avec des prestataires de services techniques
Certaines données peuvent être partagées avec des fournisseurs de services tiers qui nous assistent dans le fonctionnement technique, la sécurité et l'hébergement de la Plateforme. Ces prestataires ont accès aux données uniquement dans le cadre de leurs fonctions et sont tenus à des engagements stricts de confidentialité.
Dans le cadre de l'hébergement et de la protection de la Plateforme, certains services tiers peuvent avoir un accès limité aux données :
- Amazon Web Services (AWS) : Les données que nous collectons sont hébergées au Canada, sur l'infrastructure d'Amazon Web Services (AWS). En tant que fournisseur d'hébergement cloud, AWS applique des normes rigoureuses en matière de sécurité, incluant le chiffrement, la gestion fine des accès et la haute disponibilité. Conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels au Québec, les données demeurent sous notre contrôle exclusif. AWS n'a pas accès à vos informations sans demande légale formelle. En tant qu'organisation, nous demeurons responsables de la configuration sécurisée de nos environnements et du respect des obligations légales en matière de confidentialité et de protection des données.
- Cloudflare : en tant que service de protection et d'optimisation du réseau, Cloudflare peut traiter certaines métadonnées (comme les adresses IP, les journaux de connexion, ou le trafic réseau) afin d'assurer la sécurité, la performance et la résilience de la Plateforme. Cloudflare n'a pas accès aux données personnelles des utilisateurs.
- Calendly : Nous utilisons le service Calendly uniquement à des fins de prospection médicale, afin de faciliter la planification de rendez-vous avec des professionnels de santé. Dans ce cadre, certaines informations de contact (nom, adresse courriel, et éventuellement numéro de téléphone professionnel) sont collectées et traitées par Calendly. Ces données sont transférées et hébergées aux États-Unis, sous un régime juridique différent de celui du Québec (Cloud Act). Calendly applique des mesures de sécurité conformes aux standards internationaux (chiffrement, contrôle des accès, confidentialité), telles que décrites dans son Data Processing Addendum (DPA) en vigueur depuis le 8 mars 2024. Nous limitons strictement la collecte aux données nécessaires à la prospection.
- Sentry : Nous utilisons Sentry, un service de surveillance des erreurs et de la performance applicative. Sentry collecte des données techniques (messages d'erreur, traces d'exécution, type de navigateur, système d'exploitation, adresse IP anonymisée) afin de nous permettre d'identifier et de corriger rapidement les dysfonctionnements de la Plateforme. Sentry n'a pas accès aux données personnelles des utilisateurs au-delà de ces informations techniques. Les données sont traitées aux États-Unis conformément aux engagements de sécurité et de confidentialité de Sentry (DPA).
- Google Analytics : Nous utilisons Google Analytics, un service d'analyse d'audience fourni par Google LLC, afin de mieux comprendre comment les utilisateurs interagissent avec la Plateforme. Google Analytics collecte des données anonymisées telles que les pages visitées, la durée des sessions, le type d'appareil et le navigateur utilisé, ainsi que des données de localisation approximative. Aucune donnée personnelle identifiable n'est transmise à Google. Ces informations sont utilisées exclusivement à des fins d'amélioration de l'expérience utilisateur et de performance de la Plateforme. Les données sont traitées aux États-Unis. Vous pouvez refuser la collecte de données par Google Analytics en installant le module complémentaire de navigateur disponible sur le site de Google.
4.3 En cas d'obligation légale
La Société peut être tenue de divulguer certaines données personnelles en réponse à une demande légale d'une autorité compétente (ex. : ordonnance judiciaire, enquête gouvernementale), conformément aux lois applicables.
4.4 Pour prévenir les fraudes ou garantir la sécurité
Les données peuvent être utilisées ou communiquées dans le but de détecter, prévenir ou intervenir en cas d'activités frauduleuses, d'abus, ou de menaces à la sécurité des utilisateurs ou de la Plateforme.
4.5 Usage interne
Seuls les représentants et salariés de Doctomia, soumis au secret professionnel ou liés par un engagement de confidentialité, ont accès à vos données dans le cadre strict de l'usage interne de la Plateforme. Cet accès est limité à ce qui est nécessaire pour la gestion des rendez-vous, le support aux utilisateurs, ou toute autre activité essentielle au bon fonctionnement des services.
5. Conservation des données
La Société conserve les données personnelles uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Les informations collectées dans le cadre d'une demande de rendez-vous sont conservées uniquement pour le temps nécessaire à leur traitement, puis anonymisées.
- Les informations fournies via le formulaire de contact par un professionnel de la santé ou un représentant d'un établissement de santé sont conservées tant que cela est nécessaire pour étudier la demande d'inscription et, le cas échéant, pour établir une relation avec la Plateforme et maintenir à jour leur référencement.
6. Mesures de sécurité
La sécurité de vos données personnelles est une priorité pour la Société. Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles rigoureuses afin de protéger les renseignements que vous nous confiez.
Les principales mesures incluent :
- Des protocoles de chiffrement (SSL/TLS) pour sécuriser les données en transit entre votre appareil et nos serveurs ;
- Des pare-feu et des systèmes de détection d'intrusion pour prévenir tout accès non autorisé ;
- Des serveurs AWS sécurisés, hébergés au Canada et certifiés pour le stockage de données de santé (HDS) ;
- Des sauvegardes régulières et chiffrées afin de garantir l'intégrité et la récupération des données en cas d'incident ;
- L'utilisation de Cloudflare pour renforcer la protection contre les attaques DDoS et optimiser la sécurité du réseau.
Notre infrastructure bénéficie d'une surveillance continue et de mises à jour régulières afin de corriger rapidement toute vulnérabilité identifiée. Nous mettons en œuvre des mesures de protection avancées pour prévenir les tentatives d'intrusion, les fuites de données et les attaques par déni de service.
7. Consentement
En remplissant le formulaire de prise de rendez-vous sur la Plateforme (que ce soit pour vous-même ou pour une personne à charge), ou le formulaire de contact pour inscrire vos services en tant que professionnel de la santé ou établissement de santé, vous consentez à la collecte et au traitement de vos données personnelles pour les finalités décrites dans la présente politique de confidentialité.
Si vous prenez rendez-vous pour une personne à charge âgée de moins de 14 ans, vous consentez à la collecte et au traitement de ses renseignements personnels, et vous certifiez sur l'honneur être son tuteur légal, conformément aux exigences de la Loi 25.
Les mineurs de moins de 14 ans ne sont pas autorisés à utiliser la Plateforme par eux-mêmes. Toute utilisation doit être effectuée par leur tuteur légal.
8. Gestion des incidents de sécurité
Malgré toutes les mesures mises en place pour protéger vos données personnelles, aucun système n'est totalement à l'abri d'un incident de sécurité. La Société reconnaît cette réalité et prend très au sérieux la prévention, la détection et la gestion des risques liés à la sécurité de l'information.
Dans le cas où un incident entraînerait une fuite, perte, consultation non autorisée ou toute autre compromission de données personnelles, la Société s'engage à :
- Informer sans délai les personnes concernées ;
- Notifier la Commission d'Accès à l'Information du Québec, conformément aux exigences de la Loi 25 ;
- Mettre en œuvre les actions correctives nécessaires pour contenir l'incident et prévenir toute récidive.
Cette approche proactive vise à minimiser les impacts potentiels sur les personnes touchées et à garantir une gestion responsable et transparente des incidents de sécurité.
9. Droits des utilisateurs
Conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels au Québec, vous disposez de droits spécifiques concernant vos données personnelles :
- Droit d'accès : Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
- Droit de rectification : Si vos informations sont inexactes, incomplètes ou équivoques, vous pouvez demander leur modification ;
- Droit de retrait du consentement : Vous pouvez retirer, en tout temps, votre consentement au traitement de vos données personnelles.
Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter via les coordonnées indiquées à la section 12.
10. Liens externes
La plateforme peut contenir des liens vers des sites internet de tiers, notamment ceux de cliniques, professionnels de santé ou partenaires.
Veuillez noter que ces sites possèdent leurs propres politiques de confidentialité et que la Société n’est pas responsable des pratiques de confidentialité, de sécurité ou du contenu de ces sites externes. Nous vous encourageons à lire attentivement leurs politiques avant de leur fournir vos renseignements personnels.
11. Langue de la politique
La présente politique de confidentialité est disponible en plusieurs langues pour des raisons d’accessibilité. Toutefois, en cas de divergence ou de conflit entre la version française et toute autre version linguistique, la version française prévaut.
12. Mise à jour de la politique de confidentialité
Cette politique de confidentialité peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements dans nos pratiques ou pour se conformer aux nouvelles exigences réglementaires et technologiques. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette politique. En cas de modification significative, nous vous en informerons par le biais de notre site.
13. Nous joindre
Pour toute question, commentaire ou demande concernant la présente politique de confidentialité, ou pour exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels.
14. Responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée
Les coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels sont les suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Technologies Rabbitdoc Inc.